はじめまして。わたしは、介護事業所のIT化を支援しているNPO法人タダカヨの吉岡政明と申します。普段は、DXコンサルをしておりまして、グループの訪問看護事業所を全国で約10拠点運営する法人顧問としてDX化のほか、採用や教育などの事業運営に携わったり、居宅介護支援事業所や介護サービス事業所や一般企業のサポートをしています。タダカヨならびに現職に就くきっかけとしては、前職での実績があります。
見える化したデータやITツールは、使えばその便利さを実感してもらえるのですが、導入には知恵を絞りました。今回は、その時の経験からIT化が介護事業にもたらした変化や導入時に職員が持つネガティブイメージを払拭する術について紹介します。
私は前職で、大阪府下で10棟以上の老人ホームを運営する会社に属していました。IT化の効用を感じた経験としては、各ホームの情報の見える化の実現に取り組んだことと、福祉用具貸与事業で計画書を簡単に作成できるシステムやペーパーレスな発注システムを独自に開発し、運用したことがあります。それぞれの取り組みの狙いと効果や新しい業務運用を導入したときの周囲とのコミュニケーションについてお伝えします。
まずは“複数の老人ホームの運営情報の見える化”についてです。
これは、Microsoft Officeのエクセルに似た表計算ソフト「Googleスプレッドシート」を活用し、各ホームの入居状況や入居者様の介護度を見える化し、それら情報の集計データをオンタイムで表示した取り組みです。
本部にとって、各ホームの稼働状況は常に気になる部分です。しかし、これを報告が必要になるたびにアナログ的な手法で集計するとなると、現場管理者にとっては結構な手間になる訳です。スプレッドシートを使って必要な情報を入力しておけば、本部では欲しい情報を必要なタイミングで抽出できます。
スプレッドシートには任意の月に誕生日を迎える入居者様を一括抽出する機能を設けたり、年1回行政から依頼される、「5歳区切りの入居者様の年齢分布表」を常に表記したりするようにしておきました。これによって、わざわざ「正」の字を書きながら必要な集計しなくても良くしておりました。
さらにそのシートの中に必要な求人情報を載せておくことで、人材紹介会社や人材派遣会社に求人情報のみをホームページ情報として公開し、各会社への連絡の手間を省くような取り組みもしておりました。
導入のタイミングにおいては、「そんなの難しそうだし、ややこしそう・・・」「操作方法を覚えるのが大変そう・・・」などとネガティブな意見も出ていましたが、開発の途中段階において、何度となく、現場との使い勝手についての擦り合わせを行いました。そうすることで、使う側の意見を取り入れながら作り込んだユーザーインターフェースを実現し、入力したデータの使い方によって、省力化できる業務が複数あることを丁寧に説明することで何とか実装することができました。
次に“福祉用具貸与計画書の簡易作成システム”についてです。こちらも同様にGoogleスプレッドシートを活用しました。どんなものかと言うと、２～3回のクリックで計画書一式が作成できるシステムです。これについては、関わる福祉用具専門相談員全員が「楽になるなら絶対イイ！」ということで、導入自体はすぐに受け入れられました。
しかし、IT化の際のデメリットである、導入時の大変さは避けられませんでした。何が大変かと言いますと、取り扱う福祉用具全商品ならびに、それらの類似商品をデータベースに入力する必要があったからです。付属品なども含め、1,000アイテム近くの価格・選定理由・留意事項を入力する手間は相当なものでした。
ただ、このシステムを実装することで、日常業務の中で最も面倒くさくて、残業の理由にもなりやすい書類作成の手間を劇的に簡素化できるというメリットを共有できていたので、割とスムーズに実装までたどり着くことができました。その結果、この事業所では残業が無くなり、ほぼ定時上がりが実現しました。空いた時間でみんな仲良く呑みに行ったり、採用の為のコンテンツを作ったり、色んな取り組みをしておりました。
続きまして、ペーパーレスな福祉用具発注システムの構築についてです。これもスプレッドシートを活用しました。
先の取り組みなどを通じて商品情報や利用者情報の整理は既にできていました。発注をペーパーレス化するにあたって知恵を絞ったのは、業者に発注する際に使うツールの選定と「Googleスプレッドシート」上のデータを「GoogleAppsScript」（アプリ開発のためのプラットフォーム）を使ってコーディングすることでした。
このシステムの導入時にも特に混乱や反対はありませんでした。それまで発注に使っていたファックスの通信費と、紙代が削減できるというメリットが明確で、導入の際に新たな作業が必要だったのは開発を担う私だけだったためです。（属人化という点では必ずしも良いことだけではありませんが、今回は敢えて言及しません）
このシステムの導入について触れておきたいのは、受注者の存在です。ここでいう受注者とはもちろん、他社な訳です。このシステムは、受注者が首を縦に振らない限り、実装できないので、説得が必要になります。コミュニケーションツールについては、「Googleスプレッドシート」と「Slack」を活用しましたので、受注者側にもコストは掛かりません。そして、ファックスの通信費と紙代が大幅に削減できるので、やらない理由は無いと言えるでしょう。「導入に関するレクチャーとアフターフォローさえ、きっちりしてくれればOK」ということでした。今となっては、受注者側からも「他の事業所にも導入してもらえたらいいのに・・・」という声を頂く程です。
IT化がもたらすメリットとデメリット―一時的な負担やコミュニケーションコスト―ということで私が経験した実例を紹介いたしましたが、メリットはほとんどの人が分かっています。ただ、「やらない・やりたくない理由」が山ほど出て来るので、そこをどう潰していくかが導入のポイントになります。
よく聞くのが、「トップダウンでシステム導入したけど、現場が使わずに、放置されている」という話です。導入までは経営層の判断で「エイヤッ！」と出来るのですが、新しい仕組みを使う・使わないは、現場次第です。
「セキュリティ云々・・・」などハードルが高く感じられる要素も多く、思考停止しがちなのですが、IT化により生まれる「使える時間」を有効活用すると、定着率向上や求人戦略の立案など、事業所運営を強化することに力を注げます。そうすることで、現場も間違いなく楽になります。IT化に込める「想い」を、現場に対してしっかりと共有することが重要です。
最後に、「お金をかけないIT化」のお手伝いをしております、我々「NPO法人タダカヨ」が毎日のように開催している無料のオンラインPCスクール「タダスク」をうまく活用いただき、現場の方たちに「IT化の素晴らしさ」を知っていただくというのも、もしかすると貴法人のIT化への近道かもしれません。
ITを上手に使って、お金をかけずにより良い介護へ」をVisionに掲げ、介護事業所に無料/低コストのITツールの普及活動を行っている非営利団体。所属メンバーの多くは、社会福祉法人や医療法人で勤務しており、本業の合間を縫ってタダカヨの非営利活動に励んでいる。介護従事者のための無料オンラインPCスクール「タダスク」、高齢者施設向け無料オンラインレク「タダレク」などを主催。