はじめまして。わたしは、介護事業所のIT化を支援しているNPO法人タダカヨの清水信貴と申します。普段は介護事業も行う医療法人で医事課次長や医療連携室の主任をしております。
法人の事業運営をするなかで感じるのが、介護事業所においてIT技術はますます重要性を増しているということです。特に管理者のITスキル向上は、介護事業所を強くするために必要不可欠な要素といえます。本稿では、NPO法人タダカヨのコンテンツを1年以上活用し、学びを続けている4人の管理者(居宅介護事業所3名、通所介護１名)が、これまで抱えていた課題をどのようなITスキルを身に着け、どのように現場を変化させたのかについて探究していきます。
4人の管理者が所属する全ての事業所で、ITを活用する前は事務作業による残業が常態化していました。
具体的にどのような作業が残業を積み上げていったのか、聞き取った内容を記したいと思います。
特にタイピングが苦手な職員にとってはパソコンへ転記する際の負担が大きく、時間的なロスが発生していました。
相手のパソコンで展開する手間が発生するとともに、どれが最新のファイルか見失うこともしばしばあったとのことです。
利用者からそれらを一旦預かって次回訪問時に返している事業所では、時折「預けたきり返却されていない」と利用者宅から連絡が入り、急遽返却のために再訪問する等の苦労もあったそうです。
多くの事業所においてコミュニケーション方法は電話が主だったため、行き違いやかけなおしが多く、それにより連絡が翌日になったりかけ忘れたりと情報の伝達・共有に支障が出ていました。
このような課題を抱えながら業務をする事が常態的な残業につながり、結果、支援にあてる時間がなかなか取れず、管理者も職員も疲弊している実態が判明しました。
とはいえ、管理者自身もどうやって課題を解決すればいいのかわからず、例え便利なツールを見つけても、法人本部にその必要性や導入効果をうまく説明する事ができず手詰まり感を抱えていました。
上記のような課題を抱えた管理者が、タダカヨのコンテンツであるPCスクール「タダスク」に参加しITスキルを高める事で少しずつ課題解決の糸口を見出していきました。彼らから「実際に役立った」というツールやアイデアを教えてもらったので、以下に紹介します。
転記やタイピングの効率化に効果的という意見が多くありました。このツールを使って、自事業所の住所や電話番号などの頻繁に入力するもののほか、ケアプラン作成の際に繰り返し使う文言を予め登録することで手間いらずで入力できます。
こちらも転記作業に役立つツールです。パソコンからでも音声入力が可能になり、タイピングするよりも素早く入力ができるという意見がありました。
ひな型や書類の共有については、職員全体でファイル共有をはじめた事業所もあります。クラウドストレージの導入により書類を探す手間がなくなる事に加え、常に最新版がクラウド上にアップされていることにより書類選択の間違いもなくなり、誰がいつ何を編集したかも把握できるようになりました。
事業所での連絡手段をガラケーからスマホに統一した事業所では、外出先での情報活用も様変わりしました。撮影した介護保険被保険者証はクラウドですぐさま共有されます。また撮影した書類は写真から文字起こしされるため、スマホで書類を撮影し、文字起こしされたものをパソコンから支援経過記録に 貼り付けるといった運用も可能となりました。これにより利用者から介護保険被保険者証を預かることも無くなりました。
スマホにしたもう一つの利点としてコミュニケーションの変化をあげた事業所もあります。これまで電話とFAXが主流だった連絡手段が、Lチャットツールに変化したことで、お互い都合のいい時にメッセージを見る習慣が身につきました。さらに、書類や写真を添付して正確な伝達も可能になったといいます今では、一歩進んだ運用として利用者家族ともチャットツールでつながるようになり、電話やFAXがずいぶんと減ったそうです。
チャットツールの利点はこれだけではありません。カレンダー機能を活用する事で訪問等の予定時刻前にチャイムが鳴るようになり、モニタリング訪問を忘れる事や遅刻の防止に成功した事業所もあります。またカレンダーを職員同士で共有することで、お互いの訪問予定を把握したり、勉強会や会議予定の伝え漏れを防ぐことができ、スムーズに業務が運ぶようになっています。
Google Workspaceの導入について、費用面で法人から許可をもらうのに時間を要していた事業所では、社会福祉法人も申請できるテックスープ制度を用いてGoogle Workspaceが無料で使える可能性がある事をタダカヨで知り法人の説得に成功しました。今ではGoogle WorkspaceやMicrosoftのoffice製品を無料で活用しています。
（【画像】：タダカヨで実施しているオンライン講座の様子）
今回お話を聞いた全ての管理者が、ITの活用を通じて一番課題に感じていた”残業時間の削減”に成功しています。残業時間が減ることでプライベートの時間が増え、ますます支援に身が入る、そんな事業所に変化した実感を多くの管理者が持っています。
また、最近ではコロナ禍の影響で多くの事業所がオンラインミーティングソフトを導入して在宅勤務への移行を実現しました。今回のピンチが、職場に新しい働き方を提案する機会となったことは、管理者にとって大きな収穫となりました。在宅勤務という新しい働き方が実現したことのみならず、「今後何が起きても柔軟に働き方を変えていける」という管理者の自信にもつながる動きだと感じています。
このほか、ITが大きな力を発揮する場面には、様々な情報の共有があります。これにより管理者は各職員の仕事量や事業所全体を見渡せるようになりました。職員は、「情報を共有している」という安心感を得て、共同で作業が出来ることから助け合いの気持ちが強くなったと感じている様子です。具体的なエピソードとして、ガラケーを使用していた72歳の職員が自らスマホへの変更を志願し、それにより職場全体でITツールを共有する環境が整い、急速に業務効率化が進んだ事業所もありました。
各種ツールの活用方法や情報収集の技術、職場にITの導入意義を伝えるためのプレゼンのスキルを学ぶ事は、時間や教育のコストがかかりますが、管理者があきらめずにやり続ければ効果は少しずつみえてきます。効果がみえてくれば、職員間で団結して「業務を良くしていこう」という風土が生まれ、チームワークが向上します。
これが管理者にとって一番大きく嬉しい変化かもしれません。
ここではタダカヨで学ぶ事で管理者自身に起きた変化について取り上げていきます。以下に、4人の声を紹介します。
・スキルアップだけでなく、ITに取り組む日本全国の仲間ができた事で、安心感が得られました。日本中の同業者が同じような悩みを抱えている、「仲間も頑張ってる、一人じゃない！」と実感できた事が私の背中を押し続けています。
・タダカヨは一人で業務改善していて辛くなった時にお水やタオルを差し出してくれるような温かさを感じるとともに、前を行く人に追いつきたいという激励にもなってくれるコミュニティです。
・講師陣の皆さんも日々の業務の合間を縫ってテーマを決めたり資料を作成している同じ業界の人間だと思うと、学んだ事を大切にしたいと思うようになりました。また一方的に教えるのではなく、時に厳しく、時に伴走しながらIT力を高めてくれるのが魅力です。
今では業務改善に留まらず、動画編集スキルを用いてYoutubeチャンネルを立ち上げた管理者も出てきています。管理者の方がタダスクでIT技術を学ぶ事で成長し、事業所内での働き掛けの結果、同僚や後輩もやりがいを持って支援ができる環境になっていることを知り、私達タダカヨメンバーも胸がいっぱいになります。
ITをなんのために導入するのか？この意味を深いレベルで考え抜くことができるのは、やはり管理者ではないでしょうか。
インタビューに協力してくれた4人が、「ITを導入したい」と考えたきっかけは「業務効率化し、積み重なる残業を解消したい」というものでした。
しかし、その課題解決を目指す過程で、視野が広がり業務全体を見渡せるようになったほか、心理的安全性等の風土改革、職員同士のチームワーク醸成、ツール導入への予算獲得、新しい働き方への仕組み構築、外部コミュニティとのつながり等々、様々な成果につながっていることを実感されています。
管理者がITを通して組織を変えていく事で、組織全体がエンパワーメントされていく事を実感したインタビューとなりました。
これからもタダカヨは課題を抱える管理者の皆さまの良き伴走者として活動してきます。
ITを上手に使って、お金をかけずにより良い介護へ」をVisionに掲げ、介護事業所に無料/低コストのITツールの普及活動を行っている非営利団体。所属メンバーの多くは、社会福祉法人や医療法人で勤務しており、本業の合間を縫ってタダカヨの非営利活動に励んでいる。介護従事者のための無料オンラインPCスクール「タダスク」、高齢者施設向け無料オンラインレク「タダレク」などを主催。