ケア記録の電子保存を訪問介護・通所介護事業所の5分の1が実施【データ分析】

2021年度介護報酬改定では、現場の業務負担軽減などを目的として、請求関連書類や計画表、個別のケア記録等の書類の電子化（電子的保存）が認められました。

直近の調査結果によると、利用者への説明や同意取得が必要な書類を電子保存に切り替えるハードルはまだ高いようですが、ケア記録などの電子化は進んでいるようです。特に介護施設では3割を超え、通所介護や訪問介護事業所でも5分の1の事業所が電子保存化していました。

主なサービスの状況について、実態を紹介します。

2021年度介護報酬改定で書類の電子保存はどのくらい進んだ？

今回紹介するのは、厚生労働省の「文書負担軽減や手続きの効率化等による介護現場の業務負担軽減に関する調査研究事業」（令和4年度 老人保健事業推進費等補助金老人保健健康増進等事業）の結果です。

訪問介護（回答数178事業所）、通所介護（同206事業所）、地域密着型通所介護（同216事業所）、介護老人保健施設(同134事業所)、介護老人福祉施設（同137事業所）、居宅介護支援（同252事業所）の各サービス事業所からアンケートを回収し、

主に

• 2016年9月時点と22年9月時点を比較して、電子データによる文書の保存がどのくらい進んだか
• 2021年度介護報酬改定によって、利用者や家族に対する説明や同意を得る際に、メールや電子署名などの利用がどのくらい進んだか

を調べています。

説明・同意を要する介護文書かどうかが電子保存の分かれ目に

結論として、なんらかの文書を電子データのみで保存している施設や事業所は、16年時点ではごく少数派でしたが、22年時点では文書の種類によって大幅に増加しているものもあります。

例えば通所介護では、「個別のケア記録」は18.9ポイント増加の22.8％、「介護給付費明細書」は14.6ポイント増の20.9％と、5分の1の事業所で電子データのみの保存が行われています。訪問介護でも同様に、「個別のケア記録」を電子データのみで保存している事業所が20.8ポイント増えるなど、電子化が一定進んでいるようです。

一方で、利用者や家族への説明・同意に関わる文書は、電子のみでの保存はほとんど採用されていません。具体的には以下のような文書が該当します。

• 契約書
• 重要事項説明書
• 計画書
• 個人情報同意書

これらの書類が「電子のみで保存」されている割合はほとんどのサービスで1％前後で、最多だった通所介護の「計画書」でも4.4％でした。

サービス種別ごとの傾向を以下にまとめます。

訪問介護事業所における書類の電子保存の状況

16年時点で「電子のみで書類を保存」していたとする回答が比較的多かったのは「介護給付費明細書（8.4％）」「サービス提供表（2.2％）」でした。

22年時点では「個別のケア記録（22.5％）」や「サービス提供記録表（19.1％）」が多くなっており、それぞれ20.8ポイント増、16.9ポイント増となりました。

一方、利用者または家族の同意が必要なものについては、いずれの書類も「電子でのみ保存」されているのは1％台でした。

(【画像】 文書負担軽減や手続きの効率化等による介護現場の業務負担軽減に関する調査研究事業 施設・事業所アンケート調査結果（速報）より。以下同様）

通所介護事業所における書類の電子保存の状況

通所介護では16年時点で「電子のみで書類を保存」していたとする回答が比較的多かったのは「介護給付費明細書（6.3％）」「個別のケア記録（3.9％）」でした。

22年時点では「個別のケア記録（22.8％）」で18.9ポイント増、「介護給付費明細書（20.9％）」で14.6ポイント増となりました。

一方、利用者または家族の同意が必要なものについて、「電子でのみ保存」しているものは「計画書」が4.4％とほかのサービスと比べると最多の数値でした。なお、その他の書類はいずれも1％台となっています。

地域密着型通所介護事業所における書類の電子保存の状況

16年時点で「電子のみで書類を保存」しているとする回答が比較的多かったのは「介護給付費明細書（4.2％）」「業務日誌（2.8％）」でした。

22年時点では「介護給付費明細書（21.8％）」で17.6ポイント増、「個別のケア記録（13.0％）」で11.6ポイント増となりました。

ほかのサービス同様、利用者または家族の同意が必要なものについては、いずれの書類も「電子でのみ保存」が1％に満たないものがほとんどです。

介護老人福祉施設における書類の電子保存の状況

16年時点で「電子のみで書類を保存」しているという回答が多かったのは「個別のケア記録（13.9％）」「複数の利用者の体温等の一覧表での記録（7.3％）」でした。

22年時点では「複数の利用者の体温等の一覧表での記録（29.9％）」で22.6ポイント増、「個別のケア記録（35.0％）」で21.1ポイント増となりました。

利用者または家族の同意が必要なものについては、いずれの書類も1％以下でした。

介護老人保健施設における書類の電子保存の状況

16年時点で「電子のみで書類を保存」しているという回答が多かったのは「介護給付費明細書（8.2％）」「個別のケア記録（6.0％）」でした。

22年時点では「個別のケア記録（32.1％）」で26.1ポイント増、「複数の利用者の体温等の一覧表での記録（29.1％）」で23.9ポイント増となりました。

一方、利用者または家族の同意が必要なものについては、「計画書」（1.5％）以外は0％でした。

居宅介護支援事業所における書類の電子保存の状況

16年時点で「電子のみで書類を保存」しているとする回答が多かったのは「給付管理表（9.1％）」「支援経過記録（8.7％）」でした。

22年時点では「給付管理表（23.8％）」で14.7ポイント増、「支援経過記録（23.4％）」で14.7ポイント増となりました。

一方、利用者または家族の同意が必要なものについては、いずれの書類も1％以下でした。

21年度介護報酬改定時の緩和によって介護記録等の電子データでの保存は浸透しつつあるものの、利用者または家族の署名の取得がかかわる書類は、まだまだ紙で保存されているようです。

また、同じ調査研究で行われた事業所ヒアリングによると、「電子保存を認める」という連絡を「地方公共団体から受けた」というケースは少なく、それを理由に紙による保存を継続している事業所が多い様子が伺えることも報告されています。