居宅介護支援事業所のケアマネジャーは何人もの利用者様を担当しているので、利用者情報の管理を負担に感じている方も多いのではないでしょうか。
そのために、「利用者管理を効率化するためにはどうすればいいの？」や「利用者管理を効率化するために、何かいいツールはないかな？」といった悩みを抱えているかもしれません。
この記事では、居宅介護支援事業所の経営者・管理者の皆様に向けて、ケアマネジャーの利用者管理を効率化するためのポイントやツールなどについて解説していきます。
まずはじめに、居宅介護支援事業所の利用者管理の業務内容を確認していきます。
ケアマネジャーは、利用者様の状態や利用しているサービス、給付などの管理を行う一方、管理者としては、以下のような利用者管理業務を行います。
【事業所・管理者の利用者管理業務】
すべての利用者情報を適切に管理するためには、労力がかかります。この管理業務を効率化するためには、以下のポイントに気を付けてみましょう。
それぞれのポイントについて、一つずつ詳しく見ていきましょう。
居宅介護支援事業所の管理者は、全ての利用者様に関する情報を把握する必要があります。そうした利用者様の被保険者証、担当しているケアマネジャーなどの情報を抜けもれなく管理するためには、利用者情報を一覧化できるような仕組みを整えることが大切です。
利用者情報を一覧化する仕組みの一例として、ネットワーク上でエクセル等を利用した利用者管理表の運用が挙げられます。
【利用者管理表の例】
ケアマネジャーや更新日などでフィルタの絞り込みを使うと、それぞれ担当している利用者様への支援経過や被保険者証更新の確認などといった情報の管理がしやすくなります。
利用者管理表のひな形をご用意しました。無料でダウンロードできますので、ぜひご活用ください。
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管理者は、利用者様に適切にサービス提供が行われているか、また、ケアマネジャーが利用者様の情報を適切に管理しているかを監督しなければなりません。
職員の業務の進捗状況を効率的に把握するためには、朝のミーティングで確認事項として設定し、定期的な進捗確認を行う方法が挙げられます。
ケアマネジャーの利用者管理を効率化するためのツールをご紹介します。
管理者が利用者様の状況などを効率的に把握するためには、
が便利です。
GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどを利用すると、職員全員のスケジュールを共有することができます。
スケジュールを共有することで、訪問の日時と目的、サービス担当者会議の実施状況など、職員ごとの業務の進捗状況を把握することができます。また、スケジュールを確認した上で、抜け漏れがありそうだと感じたら、職員へ声をかけるなどの対応をとることもできます。
また、利用者に関するスケジュール管理だけではなく、内部研修やミーティングなど、事業所のスケジュールに関する共有も簡単に行うことができます。
利用者情報の一覧をエクセルで管理している事業所には、利用者管理機能のある介護ソフトがおすすめです。
それぞれのケアマネジャーが利用者様の情報を入力すると、利用者一覧、担当者ごとの一覧などを簡単に閲覧することができ、入力した情報は介護報酬請求にも活用することができます。また、有効期限が近い情報に対してのアラート機能など、管理業務の効率化につながる機能も付いています。
居宅介護支援事業所の記録・請求ソフトは、『カイポケ』がおすすめです。
利用者台帳、利用者情報と紐づけることができるスケジュール管理機能、短期目標期限や認定有効期限を期日前にお知らせするアラート機能など、利用者管理の業務効率化が図れる機能が充実しています。
興味のある方は、ぜひこちらから詳細をご覧ください。
ここまで、ケアマネジャーの利用者管理の業務を効率化するためのポイントやツールなどについて述べてきましたが、いかがでしたでしょうか。
居宅介護支援事業所全体の利用者管理は、運営基準で定められている管理者の責務でもあります。事業所のケアマネジャーが適切に利用者情報の管理を行い、質の良いサービスを提供するためにも、管理の方法やツールを一度見直してみるのもいいかもしれません。
最後までお読みいただきありがとうございました。