事業所間の連絡や利用者に関する記録など、介護現場を圧迫している書類の作成。
手書き書類の転記作業やFAXでのやり取りを減らせれば、業務の効率化が進みます。
しかし、有料ツールの導入には、コスト面でのハードルを感じる事業所も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、無料で使える「Googleフォーム」の基本的な使い方と、介護サービスの利用申し込みやサービス担当者会議の照会といった、介護現場での活用アイデアをご紹介します。
はじめまして。私は都内の独立型居宅介護支援事業所で、一人ケアマネとして活動しています。また、「ヒトケア」の名称でNPO法人タダカヨの講師もしており、介護現場で役立つICTツールの活用方法を紹介しています。
2012年からケアマネジャーとして現場に携わる中で、業務負担の軽減や多職種とのスムーズな連携には、ICTツールの活用が欠かせないと実感してきました。
今回紹介するGoogleフォームの活用は、どのようなサービス種別でも活用できるうえ、働き方の自由度を高める手段としてもお薦めの方法です。
Googleフォームは、Googleが提供する無料のオンラインフォーム作成ツールです。 アンケートや問い合わせフォーム、イベントの申し込みなど、さまざまな用途に活用できます。
Googleアカウントがあれば、誰でも無料でフォームを作成でき、作成したフォームはパソコン・タブレット・スマートフォンから簡単に編集や管理が可能です。また、Googleアカウントがなくても回答できるため、幅広い人に利用してもらいやすいことも特徴です。
Googleフォームは直感的に操作でき、初心者の方でも簡単にフォームを作成できます。
ここでは、基本的な作成手順を6つのステップに分けて解説します。
Googleフォームのホーム画面にアクセスします。
Googleアカウントにログインすると、新しいフォームを作成できる画面が表示されます。
（画像引用：Googleフォームのホーム画面）
Googleフォームを開いたら、まずタイトル（画像内の①）と説明文（画像内の②）を入力します。
（画像引用：Googleフォームでタイトルと説明文を入力する画面）
タイトルはフォームの目的が一目で分かるように設定し、説明文には回答者が迷わず入力できるよう、必要な情報や注意点を記載しましょう。
フォームのタイトルと説明文を入力したら、次に質問項目を作成します。Googleフォームでは、回答形式を自由に選択できるため用途に応じた適切な質問形式を設定しましょう。
（画像引用：Googleフォームで質問の回答形式を選択する画面）
フォームの作成が完了したら、公開前にプレビュー機能を使って最終確認を行いましょう。 画面右上の「目のアイコン（プレビュー）」をクリックすると、新しいタブで回答者と同じ画面が表示されます。
（画像引用：Googleフォームのプレビュー機能を使用して確認する画面）
Googleフォームの作成が完了し、プレビューで内容を確認したら、次はフォームを公開して回答を収集できる状態にします。
【1. 公開ボタンをクリック】 画面右上にある「公開」ボタンをクリックします。
（画像引用：Googleフォームの公開ボタンをクリックする画面）
【2. 公開範囲を設定】 フォームの公開時に、誰が回答できるかのアクセス範囲を設定します。
①公開範囲の管理画面を開く 「フォームの公開」画面で、「管理」ボタンをクリックします（画像①）。
（画像引用：Googleフォームの「フォームの公開」の画面）
②回答者のアクセス範囲を選択
「回答者ビュー」の横にある「▼」ボタンをクリックします（画像②）。
アクセス範囲を選択します（画像③）。
設定が完了したら、「完了」ボタンをクリックします（画像④）。
（画像引用：Googleフォームの公開範囲を設定する画面）
【3. フォームを公開する】
公開範囲の設定が完了したら、フォームを公開して回答を受け付けられるようにします（画像⑤）。
これでフォームが公開され、設定した範囲のユーザーが回答できるようになります。
フォームを公開したら、回答者に共有して入力を依頼しましょう。 Googleフォームでは、リンクをコピーして共有する方法が便利です。
（画像引用：Googleフォームのリンクをコピーする画面）
ここまでGoogleフォームの基本的な活用についてご紹介しました。
介護現場では、情報共有や記録管理に活用することで、紙の書類やFAXのやり取りを減らすことができます。フォームで集めた回答は一元管理できるため、情報の取り扱いも便利になります。
具体的な方法として、Googleフォームを活用した「サービス利用申込み」「サービス担当者会議の照会依頼」「モニタリング記録」の3つをご紹介します。
ぜひ、ご自身の事業所でも取り入れてみてください。
まず、ご紹介するのは、介護サービス事業所がケアマネジャーからの新規利用申込みをスムーズに受け付ける方法です。
（画像引用：Googleフォームを利用したデイサービス利用申込フォーム）
「デイサービス利用申込フォーム」の場合、以下の回答項目が考えられます。
Googleフォームを利用したサービス担当者会議の照会依頼も簡単なうえ、メリットが大きく、お薦めの方法です。
この方法を使えば、ケアマネジャーはメールやチャットを使って簡単に照会フォームを送信でき、回答結果の管理も楽になります。
また、サービス事業所側も、外出中のスキマ時間にスマートフォンから手軽に回答を送信できるため、事務所に戻って照会用紙に記入するという手間が解消されます。
（画像引用：Googleフォームを利用した照会フォーム）
「サービス担当者会議の照会フォーム」には、以下の項目が考えられます。
なお、注意点として、フォームのタイトルや説明文、質問項目に利用者のフルネームは記載せず、イニシャル表記にするか、利用者名は事業所側にフォーム内で入力してもらう形式にしましょう。
毎月のモニタリング記録をGoogleフォームに入力することで、記録の一元管理と業務の効率化が可能になります。
このフォームは、ケアマネジャーのみがアクセスできるよう、フォームの「回答者ビュー」を制限付きに設定し、一人の利用者のモニタリング記録を同じフォームで更新していくことで、データを一箇所にまとめられます。過去の記録と比較しやすく、長期的な変化の把握も容易になるという点からもお薦めの方法です。
（画像引用：Googleフォームを利用したモニタリング入力フォーム）
「モニタリング記録フォーム」は、以下の項目が考えられます。
ここまでお伝えしたとおり、Googleフォームは様々な用途で活用できる便利なツールです。しかし、設定を誤ると個人情報が流出するリスクも潜んでいます。そこで最後に、個人情報の流出を防ぐために、特に注意すべき3つの設定について解説します。
Googleフォームの「設定」タブにある「結果の概要を表示する」オプションは、必ずOFFのままにしてください。
（画像引用：Googleフォームの「結果の概要を表示する」設定をOFFにする画面）
この設定がONになっていると、回答者がフォームにアクセスした際に、個人情報などを含んだ他の回答者の回答内容を閲覧できてしまう可能性があります。
共有設定の「編集者ビュー」は、「制限付き」のままにしてください。
（画像引用：「編集者ビュー」を制限付きにする設定画面）
この設定を「リンクを知っている全員」に変更すると、第三者が編集用の画面から回答内容を閲覧できるため、個人情報の漏えいリスクが高まります。
特定の人と編集を共有する場合、「制限付き」の設定を維持したまま、編集権限を付与したい人のメールアドレスを追加しましょう。
Googleフォームで収集した回答データは、Googleスプレッドシートに自動的に保存されます。
（画像引用：Googleフォームの回答をスプレッドシートで表示する画面）
このスプレッドシート内の共有設定は「非公開」（制限付き）のままにしてください。
（画像引用：Googleスプレッドシートの共有設定の「制限付き」を確認する画面）
この設定を「リンクを知っている全員」にすると、共有リンクを知っている人なら誰でも回答内容を閲覧できる状態になってしまいます。
上記の3つ（「結果の概要を表示する」「編集者ビュー」「Googleスプレッドシートの共有」）は、初期設定ではOFFや制限付きとなっています。 しかし、誤操作や共有時の設定変更により、個人情報が意図せず公開されるリスクもあるため、定期的に設定を確認し、安全な運用を心がけましょう。
今回で、タダカヨメンバーによる介護現場の業務効率化を進めるためのツール紹介は最終回です。
これまでの記事は、こちらからお読みいただけます。 気になるものには目を通して、是非業務に取り入れてみてください。
ITを上手に使って、お金をかけずにより良い介護へ」をVisionに掲げ、介護事業所に無料/低コストのITツールの普及活動を行っている非営利団体。所属メンバーの多くは、社会福祉法人や医療法人で勤務しており、本業の合間を縫ってタダカヨの非営利活動に励んでいる。介護従事者のための無料オンラインPCスクール「タダスク」、高齢者施設向け無料オンラインレク「タダレク」などを主催。